Search · Index

Software ERP & CRM

 

1. Generalitati

Programul "Inttec E2" (numit in continuare E2) a fost proiectat pentru a asigura inregistrarea tuturor operatiunilor financiar contabile specifice entitatilor mici si mijlocii.

E2 a fost proiectat astfel incat sa respecte complet criteriile minimale (stabilite prin actele normative in vigoare) privind programele informatice utilizate in activitatea financiar contabila.

E2 este flexibil - fiind ganditi modular- astfel incat sa permita ca anumite modificari, dictate de cerintele specifice ale utilizatorului sa poata fi operate de catre admionistratorul de sistem in tabelele de configurare ale fiecarui modul. Pentru schimbarile legislative ulterioare achizitionarii Programului, Inttec asigura la comanda sau pe baza de abonament pachete upgrade.

E2 este organizat in doua sectiuni: Operare si Raportare . Sectiunea Operare este organizata pe urmatoarele tipuri de module:

  • module de administrare si configurare globala a programului accesibile administratorului de sistem, care permit adaptarea configurarii generale propuse de producator la specificitatea de operare a entitatii utilizatoare;
  • module de date destinate inregistrarii documentelor primare si , prin functii speciale , preluarii de documente electronice: Receptii , Facturi , Facturi servicii , Operatiuni gestiuni , Plati ;
  • module care permit schimbul de informatii cu alte aplicatii ( Preluare date ) sau cu aparate de marcat fiscale ( Transfer AMEF );
  • module centralizatoare: Conturi , Stocuri , Jurnal vanzari , Jurnal cumparari ;
  • modul Inchideri care asigura inchiderea contabila perioada fiscala si generare declaratii fiscale (D300, D390, D394, D100);

Sectiunea Raportare ofera rapoartele financiar contabile prevazute de legislatia in domeniu, grupate pentru fiecare din modulele centralizatoare ( Conturi , Stocuri , Jurnal cumparari si Jurnal Vanzari ).

E2 asigura prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate prin modulele de date in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile.

Functiile principale E2 sunt prezentate in Preturi Software ERP & CRM.

2. Principiile care stau la baza E2:

2.1. Securitate

  • Functie de restrictionare acces neautorizat la baza de date pentru pastrarea confidentialitatii datelor. Accesarea bazei date creata si intretinuta prin E2 se poate face doar pe baza de parole alocate fiecarui utilizator de catre administratorul de sistem. Drepturile de acces ale utilizatorilor sunt configurabile atat in sectiunea de operare cat si in cea de raportare functie de grupul in care a fost incadrat utilizatorul (administrator, utilizator cu drepturi de administrare limitate, utilizator sau invitat).
  • Functie de pastrare a istoriei tuturor inserarilor/modificarilor operate in baza de date cu identificarea unica a operatorului si a momentului operarii (ziua, ora, minutul, secunda). Este asigurata astfel posibilitatea reconstituirii intr-un timp scurt a intregului proces de operare (identificare - regasire - trasabilitate).
  • Functie de inchidere perioada contabila (zi, luna). Toate documentele apartinand perioadelor inchise de catre administrator sunt protejate la modificarea voita sau accidentala, ceea ce conduce la eliminarea riscului de modificare necontrolata a datelor.
  • Functii de protectie, informare/blocare operare neconforma cu prevederile legale in domeniul operarii documentelor financiar-contabile. Orice actiune neconforma este raportata prin mesaje blocante.

2.2. Adaptabilitate

  • In functie de marimea si necesitatile entitatii utilizatoare, poate fi exploatat atat in versiunea monopost cat si multipost pe o retea de calculatoare, pentru una sau pentru mai multe societati (organizare monosocietate sau multisocietate).
  • Fiecare modul al programului permite configurarea specifica utilizatorului prin simpla modificare de catre administratorul de sistem a valorilor implicite de programare setate de producator.
  • Asigura personalizarea rapoartelor prin aplicarea de filtre multiple si de criterii de ordonare informatii (dupa data, dupa emitent, dupa numar, s.a), in functie de necesitatile utilizatorului (filtre posibile: perioada inregistrare, cont, fisa, modul in care a fost inregistrat documentul, tip document, s.a.).
  • Permite emitere facturi pe formulare tipizate sau nu, in mod grafic sau text, pe format A4/A5 tiparibile pe hartie sau exportabile in format pdf la locatia aleasa de utilizator.
  • Permite utilizarea de machete predefinite in toate modulele de date.
  • Permite multiplicarea modulelor de date ( Receptii , Facturi , Operatiuni de gestiune , Plati ) in cazul in care utilizatorul doreste inregistrarea documentelor primare distinct pe tipuri de operatiuni (exemplu: facturi emise/primite si plati in lei si in valuta).
  • Permite configurarea personalizata a la nivel de utilizator pentru exploatarea numai a modulelor in care acesta este implicat.

2.3. Disponibilitate

  • Accesarea in timp real a bazei de date functie de drepturile alocate de administrator.
  • Posibilitatea operarii de la distanta pe conexiune internet.
  • Operarea simultana multiutilizator cu rezultate vizibile in timp real in rapoartele centralizatoare si ecrane de lucru.
  • Asigurarea in timp real a situatiilor centralizatoare fara accesarea de comenzi intermediare de actualizare date in modulele centralizatoare ( Conturi, Stocuri, Jurnal Cumparari si Jurnal Vanzari ). Exemplu: inregistrarea receptiilor / facturilor cantitativ - valoric are a efect inregistrare simultana in jurnale de TVA, generarea notelor contabile si genrarea operatiunilor de gestiune pentru intretinerea stocurilor.
  • Mentinerea soldului clienti / furnizori cu detalierea facturilor scadente la data setata de utilizator.
  • Pastrarea integralitatii informatiilor din facturile emise si transmise la clienti, prin stocarea lor in format pdf in directoare de forma …/Facturi/AAAA/LL (unde AAAA este anul emiterii, LL este luna emiterii), asigurandu-se astfel listarea în orice moment a facturilor emise solicitate de organele de control.
  • Posibilitate de lucru la locatii distante cu legatura de internet nesigura si replicare date intre punctele de lucru cu asigurarea mentinerii codificarii unitare a clientilor, furnizorilor, materialelor.
  • E2 este insotit de documentatia de operare accesibila atat online (la apasare butonului de ajutor disponibil in toate ecranele de operare/vizualizare/raportare care are ca efect afisarea la ecran a detaliilor de lucru in sectiunea din care a fost apelat), cat si ofline prin studierea manualului de operare in format pdf livrat impreuna cu E2

2.4. Interconectare pentru schimb informatii cu aparate de marcat electronice fiscale (AMEF) si cantare electronice

  • Permite comunicatia cu AMEF model Datecs si EURO in urmatoarele configurari:
    • a) utilizarea AMEF pe post de imprimanta fiscala, caz in care vanzarea se face din modulul Facturi emise fereastra de Facturare rapida , putandu-se emite functie de cerintele cumparatorului doar bon fiscal sau factura si bon fiscal, generandu-se automat functie de configurarile de lucru operatiunile de gestiune pentru intretinerea stocurilor si/sau a notelor de client pentru intretinerea jurnalului de vanzari.
    • b) utilizare AMEF pentru emitere bonuri fiscale si utilizarea facilitatilor oferite de aplicatia Transfer AMEF pentru:
      • transmiterea la AMEF a informatiilor rezultate din inregistrarea receptiilor de marfa: inserarea de noi materiale si / sau modificarilorea de pret /cota de TVA a materialerlor deja declarateincarcate in AMEF;
      • citirea din AMEF a vanzarilor pe baza de bon fiscal si generarea in functie de configurarea de lucru a operatiunilor de gestiune pentru intretinerea stocurilor si/sau a notelor de client pentru intretinerea jurnalului de vanzari.
  • Permite comunicatia cu cantare electronice cu etichetare cu cod de bare model Dibal pentru mentinerea nomenclatorului de produse cantaribile si a preturilor acestora direct din procesul de receptie marfa si emiterea de etichete cu cantitatea cantarita si pret;

2.5. Conformitate legala

  • Permite verificare pe internet (la operare documente si/sau pe comanda) a starii partenerilor (clienti/furnizori) relativ la: TVA la incasare, inregistrare in scopuri de TVA, ceea ce reduce riscul inregistrarii si raportarii eronate a documentelor emise catre / de la parteneri.
  • Asigura regularizarea automata a facturilor emise si primite in valuta la inchiderea de luna;
  • Asigura generarea in formatul xml impus pentru upload la ANAF a declaratiilor: D300 - decont de TVA, D390 - declaratie recapitulativa privind operatiunile intracomunitare, D394 – declatie informativa privind operatiunile desfasurate pe teritoriul national si D100 - obligatiile de plata la bugetul de stat.
  • Asigura indeplinirea completa a cerintelor legale legate de programele de contabilitate.

3. Functii avansate

  • Permite tratarea clientilor si furnizorilor privind scadenta la plata, calculul de penalitate, limite de credit client, la nivel de contract.
  • Permite facturarea cu preturi speciale si moneda definite la nivel de contract client fara interventie operator facturare.
  • Permite generarea periodica de facturi de servicii pe baza de contract.
  • Permite operarea avizelor de expeditie primite si emise neinsotite de factura si asocierea ulterioara la factura sosita, cu mentinerea evidentei facturilor nesosite.
  • Permite etichetarea materiei prime pe loturi interne si mentinerea stocurilor de productie neterminata.
  • Pemite lucrul fara stoc si ajusteaza automat componenta contabila si de gestiune la completarea stocului indiferent de cronologia de operare a acestuia.

4. Facilitati legate de tranzitie de la programul actual Inttec-E1 la Inttec-E2

  • Este posibila preluarea preluare a contabilitatii analitice si a stocului de materiale existent la momentul preluarii prin aplicatia Preluare date vechi.
  • Se mentin principiile de lucru din versiunea E1 aflata in exploatare.